Karel Dytrych (Freelo): Lidé hasí požáry, pracují reaktivně místo klidné naplánované práce

Pravá ruka neví, co dělá levá. Neefektivní práce. Utíkání důležitých věcí, nedotáhnuté projekty. Nekvalitní výstupy, které jsou jen důsledkem chybějících procesů. Lidé hasí požáry, řeší hořící termíny a nekonečné e-mailové konverzace. Takové jsou podle Karle Dytrycha nejčastější problémy, které řeší uživatelé aplikace Freelo, kterou spoluzakládal.

V rozhovoru pro Tyinternety Dytrych mluví o novinkách, které ve Freelu – jednoduchém nástroji pro týmovou komunikaci nad projekty – představili v poslední době, jak tým určuje svoje priority, nebo třeba o tom, co nejčastěji řeší uživatelé aplikace.

Karle, naposledy jsme spolu dělali rozhovor ještě v roce 2016. Jak bys shrnul předchozí dva roky? Co se od té doby ve Freelu dělo?

Každý by asi čekal frázi typu „byla to fakt jízda“. Realita je taková, že to byla fakt dřina, která ale rozhodně stála za to. Zamakali jsme snad na všech aspektech aplikace a taky na věcech, které s ní souvisí. Potkali jsme se s desítkami uživatelů, zjišťovali, jak pracují, spustili vlastní školení atd.

Jaké byly ty největší milníky? Když zavřeš oči a představíš si 2 poslední roky, tak co vidíš?

Těch věcí je spousta. Z pohledu aplikace jsou to především 3 věci. Počátkem roku 2018 jsme spustili mobilní aplikace pro Android a iOS. To byl velký icebraker u celé řady potencionálních klientů. I když bylo a je Freelo responzivní a funguje na mobilech velmi dobře, tak se často stávalo, že nás zavrhli právě kvůli absenci mobilní aplikace. Při tvorbě aplikací jsme se zaměřili na poměr cena/výkon pro uživatele. To, co v aplikacích uživatelé dělají nejčastěji – tedy čtení notifikací, odpovídání na úkoly nebo rychlé zadávání úkolů, jde velmi snadno. Při realizaci jsme řešili řadu nových technologií, dělali nové API atd. K úkolům tak umožňujeme foťákem rychle přidávat podklady nebo něco do Freela nadiktovat. Taky jsme bohužel zjistili, kolik existuje verzí Androidích zařízení. Oproti iOS je to o dost starostí navíc.

Další velkou peckou, kterou mám před očima, bylo spuštění Timetrackingu. U nás se od samotného začátku dali vykazovat časy a náklady u projektů a sledovat ukrajování z rozpočtů. Umožňovali jsme ale zadávání pouze ručním výběrem hodnot: „teď jsem pracoval 30 min“. Ze začátku jsme si mysleli, že to je dokonce lepší řešení než mít neustále běžící stopy před očima. Feedback našich uživatelů ale ukázal, že bychom stopky měli přidat. Nyní je měření opravdu pohodlné. Přes klávesovou zkratku lze začít stopovat čas u úkolu, na kterém zrovna jste, takže není nutné znovu opisovat název či vybírat projekt jako třeba u Togglu. To je u nás automatika. Další benefit pro firmu je fakt, že nemusí platit za další aplikaci.

Co je ta třetí věc?

V poslední době jsme se zaměřili na procesy a opět to byla trefa do černého. Umožnili jsme lidem definovat pro opakované věci šablony. Třeba takový marketingový tým může mít šablonu na reklamní kampaň. V rámci ní úkoly jako landing page, newsletter, nastavení facebooku atd. Všechny tyto úkoly mají své postupy a best practices. Třeba u newsletteru to je kontrola všech odkazů v emailu před odesláním, otestování možnosti odhlášení atd. atd. U nás je pak možné vyvolat celou kampaň na 2 kliky, nebo použít samostatně jen postupy pro newsletter a to vše do nových projektů nebo existujících. Stejně tak lze procesy používat přes šablony podúkolů přímo vložením do existujícího nebo nového úkolu.

Řada jiných aplikací v tomto ohledu uživatele svazuje, že pro použití procesu/šablony musí vždy zakládat nový úkol nebo něco takového. Tomu jsme se chtěli vyhnout. Snažili jsme se to udělat opravdu jednoduše a použitelně. Někdo tyto šablony používá ještě v kombinaci s opakovanými úkoly. A tady už se jedná o celkem zajímavý způsob automatizace.

Jak ty nové funkce vymýšlíte? Jak určujete priority?

Funkce si rozhodně nevymýšlíme od stolu. Dalo by se říct, že největší váhu dáváme zpětné vazbě od uživatelů. Tu sbíráme, jak to jen jde. Telefon, e-mail, chat, schůzky, školení. Hodně velký vhled získáváme na školeních. Tam se chodí dost často do hloubky. Je tam vidět kontext, souvislosti a lépe pochopíme, proč by někdo potřeboval zrovna tu či onu funkci.

Dalším zdrojem nápadů jsme my sami. Na denní bázi s Freelem pracujeme, což nám dává plno podnětů a řekněme i pocitů. Všechny myšlenky vždy konfrontujeme s paretovým pravidlem – jestli by novou funkci využilo 80 % uživatelů a také s naší širší vizí – kde chceme Freelo mít a kam směřuje.

Další věc jsou priority. Máme zatím malý tým, takže dost zvažujeme, na co sáhnout a na co ne. Na to používáme Excel, ve kterém vypočítáváme, co je nejdůležitější. Mezi parametry jsou kritéria jako: složitost implementace, potenciál rozšířit cílovou skupinu, jestli je to překážka v používání, jestli někdo kvůli absenci funkce zvažoval odchod, jestli jsme funkci již slíbili atd. Takže na výstupu je prostě směrodatné číslo určující prioritu a nejen pocity.

V úvodu jsi říkal, že jste zamakali na věcech okolo, co jsi tím myslel?

Makali jsme třeba na podkladech pro budoucí růst firmy. Jsou to třeba smlouvy, procesy, sepsání věcí jako customer journey, vize atd. Spoustu času jsme věnovali i marketingu a vzdělávání, což jde u nás tak trochu ruku v ruce. Pravidelně děláme školení nebo spolupracujeme s nejlepšími lidmi na projektové řízení nebo produktivitu práce.

Kdo je typický uživatel Freela?

To je dost složitá otázka. Jsme dost jednoduchý a univerzální nástroj, takže nás může využít téměř jakýkoliv tým, který řeší nějaké úkoly. Tým může znamenat i Freelancer a jeho klienti. Ale typicky je u nás spousta e-shopů, účetních agentur, marketingových a webových studií i lidí na volné noze. Je to ale i plno offline byznysů, továren atd.

Jak takové uživatele získáváte? Děláte aktivně obchod?

Obchod neděláme. Trochu se snažíme o ten pasivní, ale rozhodně je na čem pracovat. V marketingu se snažíme být co nejvíce vidět, a to ideálně na různých úrovních. Pokrýváme PPC reklamu, píšeme blog, pravidelně posíláme newsletter, navštevujeme a pořádáme offline akce, školíme, natáčíme vlastní podcast Z Podpalubí. Plno uživatelů získáme i díky doporučení.

Na jaké problémy naráží nejčastěji vaši uživatelé?

Pravá ruka neví, co dělá levá. Neefektivní práce. Občas jim utečou důležité věci, nedotáhnou např. nějaké projekty, protože nejsou na očích. Nekvalitní výstupy, které jsou jen důsledkem chybějících procesů. Hasí požáry, pracují reaktivně namísto klidné naplánované práce. Hořící termíny, nekonečné e-mailové konverzace. Asi bych mohl pokračovat ještě déle.

Oblíbený dotaz, jaký vás potkal největší fuck-up za ty poslední dva roky?

Naštěstí se nás velké fuck-upy vyhýbají, ale dost jsme se poučili v rámci náboru lidí. Už víme, že najímání tam, kde není 100% match po lidské a hodnotové stránce nebo „na rychlo“ a za každou cenu není to správné řešení. To nás stálo spoustu času, peněz a hlavně energie.

Co vás čeká v nejbližší době?

Otevíráme v Pardubicích kancelář a začínáme tam rozšiřovat náš tým. To je asi momentálně největší výzva.

Chtěl bys něco vzkázat na závěr?

Pracujte efektivně a s radostí. Práci věnujeme přibližně 60 % našeho času (když odmyslíte spánek). Tak se snažte, ať je to příjemně strávený čas.

Diskuze k článku