Jak připravit super event? Poradila Klára Honzíková ze Socialbakers, pořadatekla Engage

Jak připravit super event jako Klára Honzíková-2

Navštívili jsme přednášku, kde Klára Honzíková ze Socialbakers radila, jak uspořádat akci podobného rozměru, jako byl #Engage2016. V Impact Hubu se sešlo na 200 event managerů a markeťáků, kteří hladově hltali každé Klárčino slovo. Jen škoda, že nakonec nezaznělo, jak to bylo doopravdy s Leošem Marešem. Přečtěte si přehledný návod, jak naplánovat a uspořádat super akci podle Kláry.

Klára Honzíková se hned v úvodu přednášky představila, tedy nejen jmenovitě, ale odkryla účastníkům i několik osobních faktů. Přiblížila, jak získat skvělou práci event managera/ky a jaké to je, dělat evenťačku v Socialbakers. Prý stačí jen zmeškat letadlo, „omylem“ se dostavit na pohovor a máte docela velkou šanci, že získáte práci snů.

klára honzíková - event manager

Vše, co potřebujete vědět k uspořádání super eventu/akce – Event Marketing Night s Klárou Honzíkovou

Klára připravila Event marketing manuál, který by vám měl pomoci krok po kroku akci nachystat a na nic nezapomenout. Manuál je rozložen do 4 fází:

  1. Co si musíte ujasnit, když plánujete event?
  2. Co si před akcí musíte nachystat?
  3. Co musíte mít před a během akce pod kontrolou?
  4. Co nejdříve udělat po akci?

Event marketing manual - Klara Honzikova

1)      Co si musíte ujasnit, když plánujete event?

Je mnoho skvělých venues (míst), kde můžete svůj event uspořádat. Podle Kláry je však nejlepším místem jednoznačně loď – nikdo vám od tam nikam neuteče. Akci tak máte po celou dobu pod kontrolou.

Při plánování akce je nejdůležitější vědět, jaký je cíl akce a jak náklady/úspěšnost akce budete vyhodnocovat. Musíte si uvědomit, pro koho akci pořádáte a umět si to obhájit. Je velký rozdíl mezi akcí pro B2B nebo B2C segment účastníků. Snažte se pracovat s očekáváním návštěvníků.

01 - Co si musíte ujasnit, když plánujete event

Pro zpestření nálady na eventech můžete používat různé aplikace, widgety třetích stran. Tady je krátký výčet:

  • Myia – online mobilní aplikace pro komunikaci s účastníky a online hlasování v reálném čase, chat mezi účastníky.
  • SmileBox, Fotonautfotobudky, které pobaví účastníky vaší akce, vyfotí jim na památku krásné fotografie a ještě umožní lepší sdílení zmínek z eventu na sociálních sítích.
  • Printka, Instaptákinstatní tisk fotografií ze sociální sítě Instagram s hashtagem akce. Jednodušeji řečeno – účastník vyfotí selfie fotku pro své přátelé na Instagram, aby se pochlubil, že se tam má krásně, k příspěvku vloží hashtag akce a následně utíká k budce, kde mu vyjede na památku fotografie s vizuálem a logem akce.
  • TheMediaaktivace značky na akcích – Jednodušeji řečeno – účastník akce přidá příspěvek/komentář na jednu ze sociálních sítí, do popisu přidá hashtag a následně se toto sdělení zobrazí ostatním účastníkům akce, nejčastěji na velkoplošné obrazovce.

2)      Co si před akcí musíte nachystat?

Před přípravami je důležité co nejlépe nachystat tým organizátorů – spolupořadatelů. Pravidelně je informujte o novinkách, motivujte je. Řešte s nimi problémy na pravidelné bázi. Například týdenní update call 15 min. pomáhá.

Ujasněte si Formát akce – všichni mají úplně jiná očekávání. Ideálně nechte účastníky, aby měli pocit, že jsou pro vás velmi důležití.

Ujasněte si PROGRAM – musí to být něco, co danou cílovou skupinu bude bavit.

Řečníci – důvěřujte jim, ale prověřujte si je. Myslí se tím, že byste si měli ideálně vybrat speakery, které jste již na nějaké předchozí akci viděli a líbili se vám.

Timing –  Klára po zkušenost tvrdí: „Nikdy není dost času, ale nikdy není pozdě.“ Pro přípravu akce si nachystejte ideálně 3 měsíce času.

Cenotvorba – všichni Event marketéři se potýkají s otázkou: Kolik by měl stát lístek? Nesmí být moc levný, jinak si toho účastníci nebudou vážit. Podívejte se na cenu konkurenčních akcí. Zhodnoťte přínos účasti na akci. Jaká může být pro účastníky návratnost investice při implementaci informací, které se na eventu dozví?

02 - Co si před akcí musíte nachystat

Propagace – v rámci rozpočtu si připravte prostředky a kanály na propagaci. Propagaci je však možné dělat i bez přímých nákladů. Třeba jen za náklady lidské síly. Klára radí se například napojit na nějakou podobnou konferenci. Rozdávat tam vizitky v rámci networkingu a zvát účastníky na pořádaný event.

Mailingy – fungují dobře pro komunikaci na přímé okolí, vaše stávající zákazníky, vaši komunitu. Posílejte personifikované emaily – např. jménem ředitele firmy pořadatele. Pro lepší zaujetí používat v mailingu GIFy –  dejte lidem vědět, s kým na konferenci můžou udělat business.

giphy

Sociální sítě – využívejte na Facebooku napojení na updaty v událostech a propojené ze stránkou, blogem, webem. Postujte videa typu pozvánka přímo od speakera akce.

03 Propagace akce

Pro akci si předem připravte vhodný hashtag, pod kterým budete řídit komunikaci na sociálních sítích eventu. Dejte však pozor na zavádějící význam. Klára si pro svoji přednášku zvolila hashtag #eventnightcz Pokud potřebujete inspiraci, můžete si každou středu přečíst na Těch internetech, jaké hashtagy jsou nejpožívanější.

04 spatne hashtagy pro event - akci

3)      Co musíte mít před a během akce pod kontrolou?

Příprava je dril – pokud podobný formát akcí opakujete, budete při dalších méně chybovat a snížíte i náklady.

Dobrovolníci – Klára ze zkušenosti doporučuje pracovat s dobrovolníky. Efektivita práce je několikanásobně vyšší než u placených hostesek. Pracujte s dobrovolníky taky, aby byla spolupráce win-win.

Příjezd na akci –  musí být „wow“. Láska na první pohled jak pro účastníky, tak pro přednášející. Prkotina jako kytka stále zabírá.

Registrace – vzhledem k prostoru, rozpočtu a počtu organizátorů si dobře ujasněte nejrychlejší možnou registraci, abyste účastníky co nejméně „otrávili“. K registraci patří i zřetelná visačka se jménem účastníka a názvem firmy doplněná o program akce.

Materiály ke konferenci – podle Kláry tzv. nezbytné zbytečnosti. Je milé rozdávat účastníkům dárky, dejte si však pozor, ať se to tematicky shoduje. Pokud vás nenapadne nic kreativního a vtipného, tak raději nic nedávejte.

Worshopy jako součástí akce – jsou zpestřující prvek, který zvedá i hodnotu lístku na akci. Všichni se rádi vzdělávají.  Ideální jsou interaktivní worshopy, kdy spojíte edukaci s networkingem.

Cílem každé konference – eventu pro B2B segment – musí být zážitek propojený s businessem.

Catering – pokud se rozhodujete, čím účastníky nakrmit, plánujte program tak, abyste je nenechali vyhladovět. Jídlo servírujte ideálně na stole – každý si kdykoliv vezme, co mu hrdlo ráčí. Nepodávejte žádné ryby, smradlavé sýry, ostré pokrmy, myslete na vegetariány, bezlepkáře a další alergie.

Párty – nesmí nudit, musí bavit. Nepřehánějte to s organizací, účastníci si sami zvolí své tempo. Klára radí: „Nechte cizince opéct špekáčky, je to česká specialita a hezky se u toho networkinguje“.

Networking – měl by být součástí každé akce, ať už B2B, či B2C. Musí být vždy nenucený. Říká se: „Kolik kontaktů máš, tolikrát jsi člověkem.“

05 - Jak připravit super event jako Klára Honzíková

4)      Co nejdříve udělat po akci?

Feedback – zpětnou vazbu od účastníků sbírejte během eventu a samozřejmě po akci. Ideální je ráno po ní. Reakce během akce bývají odlišné od těch po jejím skončení. Otázky nepokládejte s negací – potom i odpovědi budou negativní. Feedback sbírejte kdykoliv a odkudkoliv, jedině tak můžete postupně další akce zlepšovat.

Materiály – je možné je využívat dlouho po akci, posílejte průběžně. Udržíte tak účastníky mnohem déle aktivní.

Registrace – registraci z jedné akce používejte i pro akce další. U B2B využívejte kontakty pro upsell.

Vyhodnocení –  jak už zaznělo na začátku. Stanovené cíle reportujte tak, jak bylo nastaveno před akcí. Jedině tímto postupem se můžete dobrat relevantních výsledků. Pokud se zodpovídáte boardu, vysvětlete jim, co se povedlo a co ne.

06 - Czech event awards - Klara Honzikova

Ve čtyřech bodech jsme se snažili zachytit know-how, které Klára Honzíková předala na akci Event Marketing Night: Jak si v B2B získat klienty skvělou akcí Věříme, že toto nakouknutí pod pokličku vám pomůže při pořádání firemních akcí a třeba svojí pílí získáte stejně jako Klára ocenění Czech Event Awards.

 

Diskuze k článku