Dobryemail.cz: Může být e-mailová obchodní komunikace na straně dobra?

Iniciativa Dobryemail.cz si dává za cíl edukovat všechny odesílatele i příjemce obchodních e-mailů a kultivovat toto kontroverzní prostředí s cílem upozornit na důležitá pravidla a vylepšit jeho pověst. E-mail s obchodní nabídkou je velmi často pro internetové uživatele synonymem spamu, tedy nevyžádaného sdělení. Jakkoliv se tento marketingový nástroj netěší dobré pověsti u adresátů, odesílatelé si ho nemohou vynachválit, je jedním z nejefektivnějších.

Dobryemail.cz je společným projektem několika firem, věnujících se poskytování služeb v oblasti e-mailové komunikace: Seznam.cz, jednička českého internetu a poskytovatel služby Seznam.cz Email, Mailkit, poskytovatel profesionálního e-mail marketingového řešení s možnostmi automatizace a personalizace, Etnetera Activate, agentura zaměřující se na online podnikání a analýzu chování na webu a v e-mailu, a VirusFree, poskytovatel firemních bezpečnostních a antispamových řešení.

Každý z partnerů projektu přináší své specifické know-how. Díky tomu může zájemce čerpat ze široké škály informací a z různých úhlů pohledu.

Proč iniciativa Dobryemail.cz vznikla

V průběhu let se všichni zúčastnění pravidelně setkávali s dotazy týkajícími se pravidel a zákonů vztahujících se k e-mailovému marketingu, a to jak od odesílatelů, tak i ze strany příjemců. Vznikl nápad odpovědi poskytovat organizovaně a na jednom místě. Na místě, kde si odborník i laik najdou relevantní informace o právech, povinnostech a správných postupech jak odesílatelů obchodních sdělení a e-mailových zpráv, tak jejich příjemců.

Odesílatelé mají k dispozici základní desatero, při jehož dodržování by nemělo dojít k žádnému konfliktu se zákonem či k nespokojenosti příjemců. Mimochodem, zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti, který upravuje zasílání nevyžádaných e-mailů a obchodních sdělení, je základní normou, kterou musejí všichni odesílatelé obchodních sdělení respektovat.

Zákonné požadavky, ale i etika

Dobryemail.cz radí nejenom jak dostát zákonným povinnostem, ale zabývá se také etikou. Tu neupravuje zákon, ale která je velmi důležitá pro zachování dobrého jména odesílatelů. Desatero tedy samozřejmě formuluje i ta úplně základní pravidla, která je třeba bezpodmínečně dodržovat. Tedy že obchodní sdělení je možné posílat pouze příjemcům, od kterých existuje ověřený a prokazatelný souhlas, nebo existujícím zákazníkům. E-mailová zpráva musí obsahovat odkaz pro možnost jednoduchého a okamžitého odhlášení a příjemci již nesmí být odesílána žádná další obchodní sdělení.

Odesílatel má podle zákona povinnost se ve zprávě identifikovat názvem společnosti, IČ a uvést kontaktní informace. Z technického hlediska je pak nutné mít například plně funkční adresy použité pro odesílání i pro příjem odpovědí. Pro odesílání se nedoporučuje používat nefunkční e-mailové adresy nebo e-mailové adresy z freemailových služeb. Správný nástroj by to ani neměl umožnit, neboť takové adresy jsou penalizované.

Technologie ve službách dobrého e-mailingu

Další body desatera se věnují technickým požadavkům, které mají zajistit, aby e-maily nekončily ve spamu nebo předmětu, který kromě jiného nesmí být psán velkými písmeny, či správné hygieně databáze, tedy například vyřazování trvale nedostupných adres. Všechny body desatera jsou detailně zpracovány a odesílatel by neměl narazit na žádnou nezodpovězenou otázku.

Pokud si odesílatel všech deset tematicky zaměřených textů nastuduje, je dokonale vybaven pro spletitou cestu nejen ve změti paragrafů, ale i etických doporučení a jeho práce se sděleními a samotnou databází příjemců by neměla způsobit jakýkoliv problém.

Práva příjemce musí zajímat každého

Zatímco odesílatelé by se měli řídit výše zmíněnými pravidly, příjemci obchodních sdělení mají svá práva. V projektu jsou rozpracovány základní 4 body, týkající se klíčových práv příjemců.

Příjemce musí odesílateli poskytnout nejprve souhlas se zasíláním obchodních sdělení, nebo být s odesílatelem v předchozím obchodním vztahu. Je však nutné tyto dva tituly pro zasílání rozlišovat, neboť předchozí obchodní vztah umožňuje pouze komunikaci s tímto obchodním vztahem související.

Dosud se sice takto zákon neaplikoval, ale GDPR, které začne platit 25. května 2018, se k tomu již staví velice striktně. Za těchto podmínek mu odesílatel smí zaslat obchodní sdělení. Souhlas je ze své podstaty nepřenositelný a není možné ho koupit ani prodat. Tento bod tedy popírá často praktikované obchody s databázemi e-mailových kontaktů. Příjemce má také ze zákona právo kdykoliv odebrat udělený souhlas se zasíláním obchodních sdělení, a to jednoduchým a bezpodmínečným způsobem.

GDPR klepe na dveře

Aby firma mohla uchovávat osobní údaje, musí od uživatele získat souhlas s jeho zpracováním. Uživatel pak dává souhlas s jejich užitím správci osobních údajů i třetím stranám (zpracovatelům). To však neznamená, že třetí strany mohou s údaji libovolně nakládat. Mohou je pouze na základě pověření a zadání správce zpracovávat. Klasickým příkladem třetí strany je poskytovatel nástroje pro e-mail marketing, který správce osobních údajů používá k odesílání kampaní. Z tohoto bodu plyne, že zpracovatel může využívat osobní údaje jen pro daný účel na základě zadání jejich správce.

Jedním ze zmiňovaných bodů týkajících se příjemců obchodních sdělení, je právo vyžádat si u správce jeho osobních údajů jejich vymazání. Tuto novou úpravu přinese od roku 2018 regulace GDPR, která umožní každému jedinci, aby si vyžádal kompletní výmaz své „minulosti“ u jakéhokoli správce osobních údajů.

Nová celoevropská regulace ochrany dat přinese mimo jiné jednu zásadní novinku – tzv. právo na zapomenutí. Každý příjemce bude moci požádat správce osobních údajů, kterému poskytl v minulosti své osobní údaje, aby je kompletně vymazal.

Best pratices, co udělat navíc, aby to fungovalo

Pro odesílatele obchodních sdělení nabízí projekt Dobryemail.cz základní přehled doporučených postupů, tedy best-practice. Zde jsou detailně zpracovány otázky správného získání souhlasu, navázání vztahu se zákazníkem pomocí uvítacího e-mailu, otázka správné frekvence odesílání sdělení a mnoho dalších užitečných témat.

Na webu nechybí ani sekce s novinkami a trendy, kde čtenář najde oborové aktuality a upozornění na změny či nejrůznější výzkumy, díky kterým si může utvořit ucelenější obrázek o neustále se vyvíjející problematice e-mailových obchodních sdělení.

Diskuze k článku