Online pomocníci: Evernote

Sedíte u počítače a potřebujete rychle něco zapsat – ať už je to telefonní číslo, seznam, či cokoliv, co nechcete zapomenout. Jedete v autě a vidíte reklamu, která vás zaujala a chcete si zapsat webovou adresu. Sedíte v restauraci a přijde přesně ten nápad, na který jste čekali. Potřebujete ho rychle uložit.

Když sedíte u počítače, máte po ruce spousty papíru nebo si poznámku rovnou uložíte do počítače. Když jedete v autě, můžete si zkusit adresu zapamatovat a doma později zapsat (ověřeno – nefunguje). A když sedíte v restauraci, můžete použít ubrousek. Jsou tu ale mnohé překážky v zachování takových poznámek. Máte je na různých místech, snadno se ztrácejí a je v nich nepořádek. Nebylo by lepší mít všechny myšlenky a důležité texty pohromadě, elegantně uspořádané, lehce dohledatelné a hlavně vždy po ruce?

V tuto chvíli přichází na scénu Evernote.

Začínáme

evernoteNa stránce http://www.evernote.com/ najdete vše, co je potřeba. Základní registrace nic nestojí a po zadání několika základních údajů můžete aplikaci začít používat. Pokud patříte mezi náročnější uživatele, využijte placenou Premium verzi. Za 5 dolarů na měsíc, resp. 45 dolarů na rok, získáte 500 MB měsíční upload (oproti 40 MB free verze), možnost používat mobilní verzi i v offline režimu, vylepšené zabezpečení, vyhledávání v PDF dokumentech atd. Free verze také umožňuje ukládat pouze v nejpoužívanějších formátech, v Premium verzi již můžete vložit cokoliv.

Ale i v případě Free verze máte při 40 MB k dispozici přibližně 20 tisíc poznámek, něco kolem 400 mobilních snímků a kolem 300 webových ústřižků. Což je hrubý odhad, protože záleží na velikostech jednotlivých poznámek.

Po samotné registraci už můžete stahovat a instalovat Evernote všude, kde je potřeba. K dispozici je desktopová verze pro Windows i Mac OS, mobilní verze pro iPhone, Android, Windows Mobile, BlackBerry a Palm. Využít můžete také šikovný „web clipper“ – rozšíření pro webové prohlížeče, díky kterému můžete ukládat internetové stránky, či jejich označené části. Vše se synchronizuje.

Používáme Evernote

evernotePokud je pro vás nezvyk přejít z papírových poznámek a krabic s dokumenty a texty, které se „možná budou později hodit“, na jedno centralizované elektronické místo, netlačte na sebe. Zkuste pro začátek vzít všechny poznámky, které najdete na svém pracovním stole a převeďte je do Evernote. Udělám to také.

První mi padla do ruky účtenka z nákupu. Eviduji si své osobní náklady, ale zatím jsem ji nestihla zpracovat. Beru tedy iPhone a účtenku si vyfotím (případně ji mohu nascenovat). V Evernote máme dvě základní možnosti třídění – pomocí tagů (štítků) a do různých notebooků (složek). Vytvořím si tedy novou složku s názvem Účtenky, obrázek do ní přesunu a pro jistotu ještě přidám tagy „účtenka“. Vzhledem k tomu, že šlo o potraviny, nepotřebuji si jí uschovat pro pozdější potřebu, takže první papír ze stolu letí do odpadkového koše. A druhý a třetí.

Faktura za elektřinu. Všechny domácí faktury. Z bezpečnostních důvodů si je zatím uchovám i v originále, proč si je ale nenaskenovat pro mnohem rychlejší nalezení v případě potřeby?

Vizitka penzionu v Krkonoších, kde se mi moc líbilo. Vyfotím, uložím do nově vytvořené složky Vizitky a náležitě otaguji.

Předchozí tři fotky/scany mají jednu další výhodu, kterou jsem zatím nezmínila, ale je nesmírně důležitá – Evernote umí ve fotografiích a obrázcích najít text. Podívejme se na příklad.

V Horních Počernicích jsem si pomocí iPhone vyfotila pěkně udělanou výlohu místní knihovny jako zajímavý nápad pro obchodní využití do budoucna. V desktopové verzi teď zkusím dát hledat slovo knihovna. Výsledek vidíte na obrázku:

evernote

Služba ještě nefunguje 100% a záleží i na kvalitě obrázku. Podklady navíc nezpracovává přímo váš nainstalovaný program, ale server. Trvá tedy delší dobu, než potřebný obrázek odešlete pomocí synchronizace na server a zde proběhne proces rozpoznání textu v obrázku. Rozhodně si ale nelze stěžovat, jak vidíte z přiloženého příkladu.

Ale vraťme se na můj stůl. Recept na salát. Narychlo napsaný na vytrženém papíru, zatímco mi byl po telefonu diktován. Ten mi stojí za přepsání. V Evernote už několik receptů mám, překvapivě jsem nenašla pro iPhone lepší aplikaci, kam bych mohla ukládat vlastní recepty a jednoduše v nich vyhledávat. Hotovo.

Ceník produktů od potenciálního obchodního partnera. Bude se určitě hodit i v elektronické podobě, protože nikdy nevím, kdy bude potřeba, pokud budu zrovna na cestách.

Tak bych mohla pokračovat donekonečna. Uložte si zde náhodné snímky s poznámkami, používejte službu pro ukládání webových odkazů, přesměrovávejte e-maily, ukládejte jízdní řády, porovnání cen u plánovaného nákupu, inspirativní designy z internetových stránek. Vše přehledně uspořádané a s vyhledáváním.

Evernote lze používat i jako účinný GTD nástroj.

Potřebné poznámky můžete do Evernote poslat mailem, můžete je vyfotit, namluvit, naskenovat, ručně napsat pomocí tabletu, okopírovat, vložit z internetové stránky…

Evernote pro firemní použití

Evernote samozřejmě nemusíte používat jen v osobním životě. Je velmi užitečným pomocníkem v profesionálním životě. V práci mnohem víc než doma, potřebujete mít pořádek ve svých zápiscích a poznámkách.

Udělejte si pořádek ve svých klientech – v zaměstnání mám na starost jednotlivé klienty a provozy, každý potřebuje zvláštní přístup, má jiné požadavky. Každý týden dostávám nové informace, potřebuji splnit nějaké cíle a dennodenně musím řešit nové úkoly.

Pro každého klienta mám vytvořenou vlastní složku, do které ukládám všechny nové informace, které získám. Snadno tak kdykoliv mohu zjistit, co je kde potřeba.

Schovávejte si své nápady a inspiraci – pokud narazíte na zajímavý design webových stránek, uvidíte někde fotografii pěkně zařízené kanceláře, narazíte na produkt, který byste rádi zařadili v budoucnu do svého portfolia, uložte si ho. Za pár dní na něj totiž zapomenete a mohla by to být škoda.

Mějte své poznámky vždy sebou – není nic otravnějšího, než když odejdete z práce dřív, abyste mohli pracovat v klidu z domova, a následně zjistíte, že jste důležité poznámky a podklady nechali v kanceláři.

Sdílejte své poznámky s klienty a zaměstnanci – v Evernote můžete jakoukoliv ze složek sdílet veřejně nebo jen s vybranými lidmi. Vytvořte sdílenou složku, do které budete ukládat všechny potřebné texty, odkazy, komentáře a obrázky. Sdílejte ji s těmi, ke kterým se tyto informace mají dostat.

evernote

Sbírejte podklady pro přednášku nebo článek – když vytváříte prezentaci, odborný článek, nebo formujete jakékoliv firemní podklady, většinou čerpáte z externích zdrojů. Pokud od práce odejdete a pak se k ní znovu vrátíte, musíte opět hledat v uložených webových stránkách. Označte si pomocí web clipperu potřebný text a uložte v Evernote ve složce daného projektu.

Vyrazte v klidu na pracovní cestu (či osobní výlet) – pokud plánujete cestovat, vytvořte si složku pro tuto cestu a schovávejte do ní všechny potřebné informace o dopravě, ubytování, schůzkách, klientech. Přepošlete si do ní potvrzení o ubytování a zakoupené letence, uložte si ze stránek zajímavé lokality v okolí, pokud víte, že budete mít trochu volného času.

Možnosti využití Evernote a kreativita s ním spojená je jen na vašich potřebách a postupných zkušenostech, které budete se službou získávat. Minimálně iPhone aplikace je již v českém provedení, připravuje se i český překlad celé služby.

Nebojte se tedy Evernote vyzkoušet na vlastní kůži. Bude od vás požadovat jen pár minut a trochu snahy, ale odvděčí se vám mnohonásobně. Ušetří vám mnoho času a starostí.