Příručka marketéra: 5 tipů, jak správně řídit marketingové projekty

Marketing už dávno přestal být písečkem pro jednoho jediného člověka. Zkomplikoval se, rozšířil a nabobtnal. Marketingové týmy, ať už v rámci jediné domovské firmy, nebo při práci pro konkrétního klienta, dnes tvoří rozmanité ekosystémy profesionálů, kteří se v ideálním případě vzájemně doplňují a sdílejí své zkušenosti.

Jak ale dosáhnout spolupráce, která skutečně přináší ovoce? Máme pro vás 5 důležitých tipů.

Tip č. 1: Využijte rozmanitosti svého týmu

Zkuste teď zapomenout na zajeté stereotypy, návody z chytrých knížek, nebo bezpočet školení, které máte za sebou. Soustřeďte se na svůj tým a snažte se nejprve porozumět stylu „fungování“ jednotlivých členů, včetně sebe sama.

Každý máme svůj specifický přístup k přemýšlení nad úkoly, klademe jiné otázky a jinak také přistupuje k výzvám. Odlišně reagujeme na stres a kritiku a motivují nás různé věci.

Podívejte se nejdříve na to, jaký způsob předávání informací je pro vaše kolegy nejvhodnější. Jaká podoba zadání jim vyhovuje. Chtějí se od vás dozvědět zpětnou vazbu osobně, nebo je jim milejší psaná forma? Jaké k tomu mají důvody? Mohl by jim pomoct nějaký konkrétní nástroj, který zatím nepoužíváte? Pokud se vám podaří pochopit a využít rozmanitost svého týmu, dokážete zlepšit konstruktivní komunikaci a efektivněji spolupracovat.

Freelo, český nástroj pro řízení projektů

Tip č. 2: Nebojte se sdílet své znalosti a zkušenosti

Budoucnost skutečně úspěšných marketingových týmů je především v umění vzájemně sdílet své znalosti a zkušenosti, ať už jsou pozitivní, nebo negativní, a těžit z nich výhody. Zbytečně se v rámci týmu nepřetlačovat  a neukazovat, kdo je větší kápo, protože ví a umí (mnohdy subjektivně) víc. Můžete tak objevit skrytý talent, vzniknou nové nápady a i slabší články týmu získají nový impuls.

Jak podpořit sdílení marketingových zkušeností?

  • Pořádejte více či méně pravidelné týmové brainstormingy.
  • Poskytněte možnost zapojit se aktivně do nejrůznějších projektů.
  • Vytvořte si v online prostředí místo, kde své nápady a zkušenosti můžete v rámci týmu sdílet (intranetové fórum, facebooková skupina, kanál na Slacku apod.).
  • Organizujte týmové workshopy.
  • Prezentujte na veřejnosti.

Tip č. 3: Bez reálných termínů a jasných kompetencí to nepůjde

Bez toho, aby každý jasně věděl, co má dělat, za co má zodpovědnost a kdy by měl mít přidělený úkol dokončený, se z místa nepohnete. Možná si teď říkáte, že je to samozřejmé, ale velmi často se stává, že termíny, které stanovíte, vůbec neodpovídají možnostem vašeho týmu, nepočítají s případnými technologickými riziky, nebo s nedostatkem zdrojů. Ať už lidských, nebo časových.

Realisticky vytyčené termíny a pevně ukotvené týmové role přitom dokáží poměrně přirozeně namotivovat a zlepšit produktivitu práce všech zúčastněných.

Nepodléhejte svému osobnímu pocitu, „že by to mohlo být splněné opravdu rychle“, a jasně specifikujte možná rizika při plnění úkolu, která by časovou náročnost mohla negativně ovlivnit.

Stanovujte termíny také v kontextu všech ostatních rozpracovaných úkolů, protože týden bude mít vždycky jen 7 dní a vy s tím nic neuděláte.

A VŽDY, opravdu vždy, si nechávejte rezervu.

Tip č. 4: Hlídejte si své projekty a zbavte se informačního balastu

Jen si to představte. Tlačí vás termíny, šéf po vás chce vyjádření ke stavu projektu a kolega, který na něm má pracovat, není momentálně k zastižení. Snažíte se dohledat nějaké informace v e-mailu, ale v záplavě zpráv je ne a ne najít. Připadá vám tahle situace povědomá?

Pokud jste zvyklí si v rámci týmu úkoly posílat e-mailem a pomocí e-mailu o nich diskutovat, korigovat je a měnit, brzy se může stát, že nad nimi naprosto ztratíte přehled. Pak už je jen krůček k nedorozuměním, chybám, nedodržení termínu, špatné atmosféře v týmu a demotivaci. E-mailová komunikace zkrátka umí být velmi dobrým sluhou, ale také hodně zlým pánem.

Tím se dostáváme k aplikacím, které marketingové týmy běžně používají, nebo by používat měly. Pokud chcete vyřešit pouze rychlý přehled úkolů, zřejmě vám bude stačit sdílená Google tabulka. Šikovné aplikace pro řízení projektů a týmovou spolupráci toho ale umí mnohem víc. Stojí za to vyzkoušet, jak a která z nich bude vyhovovat právě vašemu týmu.

  • Odbourají tuny zbytečných e-mailů, protože veškerá komunikace se odehrává u konkrétního úkolu a na jednom místě.
  • Budou pro celý tým ve srozumitelné češtině/angličtině.
  • Upozorní vás, když se blíží termín splnění.
  • Umožní snadno úkoly přidělovat jednotlivým lidem v týmu.
  • Vytvoří komunikační kanál s obchodními partnery.
  • Dají možnost nastavit opakované úkoly – typicky pro zpracování pravidelných reportů, nebo jiných rutinních činností.

Mezi oblíbené aplikace pro týmovou spolupráci a práci s projekty patří české Freelo, nebo zahraniční Basecamp, Trello, Teamwork, Asana, Wrike či Favro.

Při výběru aplikace sledujte to, aby systém uměl vykazovat čas i peníze pro jednotlivé projekty a úkoly.

Když ale potřebujete teď hned něco zásadního probrat s kolegou, nemusíte být odkázaní pouze na telefonický kontakt, zvlášť pokud je kolega právě v zahraničí. Sáhněte po některém z komunikačních nástrojů, jako je např. Slack, Jabber, starý dobrý Skype a nebo Facebook Workplace (prostředí, které Facebook představil na podzim minulého roku a které je stále v Čechách trochu opomíjené).

Tip č. 5: Udržujte v projektech a úkolech průběžně pořádek

Ať už si vyberete kteroukoliv ze zmíněných aplikací, na samém začátku jejího používání si se všemi kolegy v týmu budete muset stanovit určitá pravidla a workflow, ideálně písemně do interního dokumentu, ke kterému budete mít všichni přístup. Důvod je prozaický a přirovnala bych ho nejspíš k péči o luxusní automobil.

Když si ho pořídíte, je krásný, nablýskaný, dost možná s plnou nádrží. Ale pokud s ním nebudete jezdit do myčky, nevyměníte olej, nevyčistíte interiér a občas s ním narazíte do zdi, velmi pravděpodobně se z luxusního auta brzy stane oprýskaný vrak.

Karel DytrychFreela mi doporučil dodržovat 6 zásad:

  • Volit jasně identifikovatelné názvy projektů a úkolů. Vyhýbat se zkratkám, protože ne každý je musí správně pochopit.
  • Rozdělovat projekty primárně na dlouhodobé a krátkodobé.
  • Velké projekty rozvrhnout na několik menších. Jinak se v nich člověk špatně orientuje.
  • Vždy nastavovat termín splnění.
  • Každý úkol by měl mít jednu odpovědnou osobu – tzv. řešitele.
  • Pozvat do aplikace i spolupracující firmy a obchodní partnery.

Až na jednu se je všechny snažím dodržovat (smích). Osobně totiž nerozlišuji mezi krátkodobými a dlouhodobými projekty, ale pro větší přehlednost je pojmenovávám podle konkrétní části marketingu, kterou se zabývají, a zároveň klienta, pro něhož pracuji. Název projektu má tedy v mém případě např. název „Jméno klienta – Content marketing“.

Jakým způsobem máte práci ve svém marketingovém týmu nastavenou vy? Které finty a aplikace používáte? Budu ráda za vaše zkušenosti a tipy. Pište do komentářů.

Diskuze k článku